Over de functie

ft 28835. Gemeente Alphen den Rijn

Omschrijving

Organisatie
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40.

In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied.

132,5 km², waarvan 6 km² water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn.Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Opdracht 
Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid?

Voor een tijdelijke periode zoeken wij een ervaren officemanager die het officemanagement fysiek domein ondersteunt vanwege onderbezetting. De opdracht is gericht op het waarborgen van de continuïteit binnen het officemanagement in het fysieke domein. Hierdoor wordt verwacht dat je snel kan instappen en zelfstandig kan schakelen in een dynamische omgeving.

Als officemanager ga je aan de slag binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer in het fysieke domein, waarbij je sector- en teammanagers ondersteunt. Je ondersteunt de sector- en teammanagers met agendabeheer, vergaderingen en administratieve taken, waarbij je zorgt dat alles soepel verloopt. Je bewaakt voortgang, handelt e-mailverkeer af en bereidt overleggen voor met de wethouder. Ook werk je mee aan administratieve verbetertrajecten, stem je de planning af met andere officemanagers en zorg je voor structuur in de ondersteuning. We zoeken een ervaren officemanager, die proactief, oplossingsgericht en representatief is. Je werkt nauwkeurig, kunt goed schakelen en hebt uitstekende kennis van MS Office 365 (inclusief verwerken van inkomende e-mails in Outlook taken) en andere systemen zoals Djuma en Ibabs. Hierbij behandel je vertrouwelijke informatie met de grootste zorg. Je bent bekend met het werken in een gemeentelijke organisatie en fungeert hierbij tevens als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein.  

Vereisten / knock-outcriteria
1. Beschikbaar per april 2026 voor 36 uur per week; 
2. Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse bij een overheidsorganisatie;
3. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
4. Aantoonbare werkervaring met MS Office 365 in de afgelopen 3 jaar.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten) 
5. Aantoonbare werkervaring als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente (50 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met systemen MS Office 365, Djuma, Ibabs en Ubeeo. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan (30 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring met de systemen (0 punten);
b. Aantoonbare werkervaring met 1 van de benoemde systemen (5 punten);
c. Aantoonbare werkervaring met 2 van de benoemde systemen (10 punten);
d. Aantoonbare werkervaring met 3 van de benoemde systemen (20 punten);
e. Aantoonbare werkervaring met 4 van de benoemde systemen (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet. 
 
Competenties 
– Organisatorische vaardigheden: plannen en organiseren met goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
– Communicatieve vaardigheden: mondeling en schriftelijk;
– Analytisch ingesteld & resultaatgericht;
– Stressbestendig en accuraat;
– Gewend om snel te schakelen in dynamische omgeving;
– Vriendelijk en tactvol;
– Betrouwbaar en integer;
– Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig, resultaatgericht en alert;
– Uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift;
– Goed kunnen samenwerken binnen team van officemanagers fysiek domein.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 30 maart 2026, 11:25 uur uur. 

Overige informatie

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.