Over de functie

Jouw werk

• Je registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling.
• Je bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces.
• Je zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in de zoekmachine Raadzaam.
• Je beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht verder.
• Je ondersteunt forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert forumagenda’s na vaststelling door het presidium.
• Je verzorgt later ook de publicatie van de raadsagenda.
• Je biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken.
• Je onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum- of raadsvergadering.
• Je organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes, van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten.
• Je monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl.
• Je voert kwaliteitsverbeterende werkzaamheden uit in het raadsinformatiesysteem iBabs.
• Je verricht diverse andere administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op mbo 4-niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier.
• Je bent uiterlijk per mei 2026 beschikbaar voor minimaal 36 uur per week.
• Je bent op maandag, dinsdagochtend en woensdag fysiek aanwezig in het gemeentehuis in Rijswijk en werkt op donderdag en vrijdag thuis.

Wensen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met interne en externe stakeholders.

Competenties

• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.
• Je bent servicegericht en helpt anderen professioneel verder.
• Je kunt goed overzicht bewaren en bewaakt termijnen actief.
• Je communiceert helder en schakelt makkelijk met verschillende gesprekspartners.
• Je bent zelfstandig en werkt goed samen binnen een bestuurlijke omgeving.
• Je houdt van afwisseling en kunt meerdere taken tegelijk aan.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 29670

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.