Over de functie

ml. 0058983 A

Je gaat aan de slag als projectsecretaris binnen een dynamische omgeving waarin ruimtelijke ontwikkeling, bestuurlijke afstemming en projectbeheersing samenkomen. In deze rol ben je de rechterhand van de projectmanager en zorg je voor overzicht, structuur en beheersbaarheid gedurende alle projectfasen. Je ondersteunt de besturing van projecten op de beheersaspecten Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit. Daarbij werk je nauw samen met interne en externe betrokkenen en draag je actief bij aan transparante en goed georganiseerde besluitvorming.

Wat ga je doen

• Je stelt projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Je toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
• Je stelt planningen op voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en coördineert de besluitvormingsprocessen.
• Je geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Je organiseert zelfstandig relevante overleggen of bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering).
• Je zorgt voor verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, stelt actie en besluitenlijsten op en beheert en monitort deze.
• Je hebt overzicht over relevante overleggen of bijeenkomsten, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Je neemt actief deel aan de relevante overleggen of bijeenkomsten en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Je vergaart vanuit je specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
• Je bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
• Je onderhoudt zelfstandig en actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
• Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus en hun bijdragen daaraan.
• Je bent actief relatiebeheerder binnen de clusters.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
• Je hebt kennis van -en werkervaring met- gemeentelijke werkprocessen, in het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein.
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, binnen en buiten de eigen organisatie.
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Wensen

• Je hebt kennis van -en werkervaring met- het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming in het ruimtelijk domein binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
• Je hebt veranderkundige ervaring.

Competenties

• Je bent integer en resultaatgericht.
• Je bent proactief en ondernemend.
• Je bent flexibel en stressbestendig.
• Je kunt goed samenwerken en bent klantgericht.
• Je weet om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties.
• Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing.
• Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven.
• Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen.
• Je kunt de juiste prioriteiten stellen en planmatig en secuur werken.
• Je bent communicatief vaardig en politiek sensitief.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. 0058983 A

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.