Over de functie

mag. 260519-HKO-001

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het projectteam Suurhoffbrug A15, een belangrijk infrastructureel project in de regio Rotterdam. In deze rol zorg je ervoor dat het digitale projectarchief actueel, toegankelijk en volgens de geldende kwaliteitseisen is ingericht. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming en helpt de informatiehuishouding structureel te verbeteren. Daarbij werk je in een dynamische projectomgeving waarin nauwkeurigheid, overzicht en samenwerking centraal staan.

Wat ga je doen

• Het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen
• Coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor een effectieve invulling van de functie.

Wensen

• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie;
• Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling;
• Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat.

Competenties

• Analyseren/analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Proactieve en gestructureerde werkhouding
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag. 260519-HKO-001

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.