Over de functie

ml T225730

Je gaat aan de slag als senior programmasecretaris binnen het programma Bestaanszekerheid. In deze rol ben je de organisatorische en PMO-spil binnen het programma en ondersteun je de programmaregisseur bij de dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen.

Je zorgt dat planning, afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming. Je rol is zwaarder dan een generieke PMO-rol en vraagt om structuur, sensitiviteit en het praktisch organiseren van wat nodig is om het programma goed te laten functioneren.

Je werkt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project en coördineer je de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten.

Wat ga je doen

• Opzetten, verbeteren en borgen van het programmasecretariaat binnen Bestaanszekerheid, rechtstreeks werkend onder de programmaregisseur.
• Inrichten, beheren en doorontwikkelen van de PMO-functie, zodat het programma beheersbaar is op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en overdraagbare dossiervorming, met financiële afstemming in samenspraak met projectcontrol.
• Werken binnen de coördinerende lijn van de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events, terwijl opdrachtprioriteiten en escalaties rechtstreeks met de programmaregisseur worden afgestemd.
• Opstellen, implementeren en bewaken van een praktisch handboek PMO / programmasecretariaat, inclusief afspraken over planning, voortgangsbewaking, actie- en besluitenlijsten, rapportageproces, documentstructuur, communicatieafstemming en escalatie.
• Functioneel coördineren van de werkwijze van het programmasecretariaat en de projectondersteuning binnen Bestaanszekerheid, in rolvaste afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.
• Fungeren als organisatorische rechterhand van de programmaregisseur: voorbereiden van overleggen, bewaken van prioriteiten, signaleren van knelpunten, voorbereiden van besluitvorming en bewaken van opvolging.
• Opzetten en onderhouden van integrale voortgangsoverzichten, inclusief planning, mijlpalen, acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en capaciteit; financiële signalen worden in samenspraak met projectcontrol en programmaregisseur opgepakt en niet zelfstandig financieel beoordeeld.
• Verzamelen, toetsen, ordenen, analyseren en duiden van gegevens voor voortgangsoverzichten, beslisnotities en rapportageprocessen; bewaken van juistheid, volledigheid, consistentie en opvolgbaarheid, en vertalen van bevindingen naar concrete verbetervoorstellen. Financiële managementinformatie en sturingsinformatie vallen buiten deze rol en worden waar nodig in samenspraak met projectcontrol betrokken.
• Procesmatig voorbereiden en coördineren van MT-stukken, opdrachtgeverstukken, voortgangsnotities en interne beslisnotities, in nauwe afstemming met projectleiders, strategisch adviseurs en projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
• Voorbereiden en actualiseren van capaciteits-, contract- en inzetoverzichten voor het programma, in afstemming met programmaregisseur, projectleiders, HR, inkoop en projectenbureau; waar financiële of begrotingsinformatie raakt aan deze overzichten gebeurt dit in samenspraak met projectcontrol.
• Beheren van relevante administraties, databestanden, capaciteits- en contractoverzichten en zorgen dat deze actueel, toegankelijk en overdraagbaar zijn.
• Inrichten en beheren van een overzichtelijke document-, mappen- en besluitvormingsstructuur.
• Vastleggen, analyseren en verbeteren van processen rond voortgangsbewaking, rapportagevoorbereiding, besluitvorming, dossiervorming en overdraagbaarheid.
• Afstemmen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid over raakvlakken tussen PMO en communicatie-, marketing- en eventactiviteiten; de inhoudelijke coördinatie van communicatie, marketing en events ligt bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie.
• Optreden als PMO-aanspreekpunt voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB: beheren van projectkalender, overlegstructuur, actie- en besluitenlijsten, documentstromen, voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten.
• Ondersteunen van de projectleider Keten Derdenbeslag / BBIB bij de operationele projectbeheersing en afstemming met ketenpartners, IV/ICT, implementatie, projectcontrol, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en de programmaregisseur, zonder inhoudelijke projectverantwoordelijkheid, programmabrede communicatiecoördinatie of financiële control over te nemen, echter wel ondersteunend hierop; de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen dit project coördineer je wél.
• Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van projectgebonden leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen, personeelsbijeenkomsten en projectleidersoverleggen binnen Keten Derdenbeslag / BBIB, inclusief agendaopbouw, stukkenvoorbereiding, verslaglegging en opvolging van acties en besluiten.
• Opstellen en bewaken van een projectgebonden communicatie- en bijeenkomstenkalender voor Keten Derdenbeslag / BBIB en meeschrijven aan of redigeren van nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen, in nauwe samenwerking met communicatieadviseurs en in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid; de programmabrede communicatiecoördinatie blijft daar belegd.
• Analyseren van voortgangsrapportages, capaciteitsinformatie, knelpunten en afhankelijkheden binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en op basis daarvan adviseren over aanpak, prioritering en procesverbeteringen.
• Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, proceskwaliteit, besluitvorming of samenwerking en doen van verbetervoorstellen, inclusief onderzoek naar passende oplossingsrichtingen. Eventuele financiële signalen worden doorgeleid naar programmaregisseur en projectcontrol.
• Ondersteunen van projectinterne HR- en inhuurprocessen, waaronder capaciteitsplanning, onboarding en offboarding, contracttermijnen, offerte-uitvragen, afstemming met inkoop, HR en projectenbureau, en het opstellen of aanscherpen van inhuurprofielen.
• Bewaken dat inhuurprofielen en offerte-uitvragen inhoudelijk scherp, consistent en passend zijn bij de geldende inkoop- en DBA-kaders.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor de PMO-werkwijze richting projectleiders, projectondersteuners en ondersteunende diensten, in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en zonder formele lijnverantwoordelijkheid over te nemen.
• Bijdragen aan een goede samenwerking met opdrachtgevers, interne stakeholders, projectleiders, strategisch adviseurs, ondersteunende diensten en externe partners.
• Bewaken dat werkprocessen uitvoerbaar, transparant en overdraagbaar zijn en aansluiten bij interne kaders, waaronder inkoop-, HR-, privacy-, informatiebeveiligings- en verantwoordingsprocessen.

Over jou

• Je bent de organisatorische en PMO-spil binnen het programma Bestaanszekerheid.
• Je ondersteunt de programmaregisseur bij de dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen.
• Je zorgt dat planning, afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming.
• Je rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol.
• Je houdt overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen.
• Je brengt structuur in een dynamische programmaomgeving, bent bestuurlijk en organisatorisch sensitief, kunt vertrouwelijk omgaan met personele, contractuele en programma-informatie en organiseert praktisch wat nodig is om het programma goed te laten functioneren.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding en werk-denk niveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in de rol van projectensecretaris in projecten rond informatievoorziening.
• Je hebt minimaal in 3 verschillende projecten gewerkt waarin minimaal 10 projectleden werkzaam waren.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in het programmatisch werken in omgevingen waar de doelen onder druk staan of (op onderdelen) wijzigen als gevolg van externe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht; bijvoorbeeld wijzigingen in op te leveren producten, of (grote) wijzigingen als gevolg van planningsissues.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring binnen het gemeentelijk veld.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met frequent (2 keer per jaar) organiseren van evenementen met meer dan 75 personen vanuit verschillende organisaties.

Wensen

• Je bent werkzaam als projectensecretaris, specifiek in de richting van WISI projecten. Aantoonbaar in cv.
• Je beschikt over aantoonbare werkervaring in een omgeving waarin politiek gevoelige onderwerpen centraal staan. Aantoonbaar in cv.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opzetten van een Programmasecretariaat in een gemeentelijk veld. Aantoonbaar in cv.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met personele aangelegenheden waaronder het opstellen van inhuurprofielen. Aantoonbaar in cv.

Competenties

• Je bent resultaatgericht.
• Je bent klantgericht.
• Je bent omgevingsbewust.
• Je werkt samen.
• Je handelt met integriteit en vertrouwelijkheid.
• Je werkt aan zelfontwikkeling.
• Je bent sterk in netwerken.
• Je faciliteert en neemt werk uit handen.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Je kunt plannen en organiseren.
• Je toont initiatief en proactiviteit.
• Je werkt accuraat, ook bij personele, contractuele en verantwoordingsinformatie.
• Je bent stressbestendig en flexibel.
• Je hebt ketensensitiviteit.
• Je hebt bestuurlijk-organisatorische sensitiviteit.
• Je beschikt over analytisch vermogen.
• Je beschikt over adviesvaardigheid.
• Je toont rolvastheid in projectinterne HR- en inhuurprocessen.
• Je hebt matrixsensitiviteit: je kunt schakelen tussen directe aansturing door de programmaregisseuren.
• Je stemt af in coördinatie met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml T225730

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.