Over de functie

ml 0077675

Je ondersteunt de teammanagers van de afdeling Onderwijs in een dynamische omgeving waar plannen, organiseren en schakelen centraal staan. Je zorgt dat afspraken goed voorbereid zijn, agenda’s op orde zijn en overleggen soepel verlopen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het beschrijven, afstemmen en verder uitwerken van werkprocessen binnen het team managementondersteuning. Je werkt in een betrokken subteam en stemt samen af hoe je hybride werkt invult.

In deze opdracht lever je direct ondersteuning aan de dagelijkse aansturing én aan de verdere professionalisering van de werkprocessen. Je houdt overzicht, werkt punctueel en zorgt dat zaken op tijd worden geregeld en afgerond.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt de teammanagers van de afdeling Onderwijs.
• Je bereidt samen met collega’s relevante afspraken voor.
• Je plant de overleggen.
• Je beheert de agenda van teammanager(s), waarbij je let op relevantie en haalbaarheid.
• Je houdt je bezig met het organiseren van teamdagen waarbij je de zaken regelt van locatie en faciliteiten tot lunch en andere benodigdheden.
• Je plant de grotere overleggen voor teamleden met externe partners en faciliteert de catering en de locatie.
• Je bent als ondersteunend projectmedewerker verantwoordelijk voor het op papier zetten en afstemmen van de werkprocessen van het team managementondersteuning van de afdeling.
• Je beschrijft deze werkprocessen en toetst ze aan de uitvoering.
• Je doet voorstellen hoe deze documenten te positioneren binnen de informatiestructuur van de afdeling.

Over jou

• Je kan goed organiseren en plannen en je bent gestructureerd en resultaatgericht.
• Je houdt overzicht.
• Je kan goed samenwerken, bent communicatief sterk, legt snel contacten, stapt makkelijk in lopende processen, kan je die snel eigen maken.
• Je durft om hulp te vragen aan collega’s en kan goed voortbouwen op eerdere stukken en werkzaamheden.
• Tegelijkertijd ben je zelfstandig, ben je in staat zelf voorstellen te doen en ben je pro actief.
• We vinden het belangrijk dat je affiniteit hebt met het sociaal domein en in het bijzonder met het thema onderwijs en ontwikkelen.
• Ervaring met het beschrijven, afstemmen en verder uitwerken van werkprocessen is iets waar jij blij van wordt.
• Is er iets niet afgerond? Dan ben jij die proactieve collega om de komende periode een grote slag te maken.
• Je zorgt ervoor dat afspraken netjes en optijd worden gemaakt en afgerond.
• Je bent punctueel en het werken met deadlines schrikt jou dan ook niet af.

Eisen

• Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd óf directie-lid, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met deadlines én met bestuurlijke afspraken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het werken voor teammanagers in een gemeente met meer dan 160.000 inwoners waarbij je afspraken hebt gemaakt met én voor onderwijs-organisaties;
• Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring met het beschrijven en vastleggen van werkprocessen binnen een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring met bestellingen via het systeem Oracle;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen het sociaal domein of binnen het onderwijs / opleidingsdomein.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml 0077675

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.