Over de functie

ft 31257

Jij bent het administratieve en secretariële hart van de griffie en zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming soepel en professioneel verloopt. In deze tijdelijke opdracht werk je nauw samen met de griffier, raadsadviseurs en andere betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie. Je houdt overzicht, schakelt snel en ondersteunt het team op een manier die bijdraagt aan een goed functionerende democratische besluitvorming. Daarbij is geen dag hetzelfde en werk je in een dynamische omgeving met veel verschillende contacten.

Wat ga je doen

• Je registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling.
• Je bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces.
• Je zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam.
• Je beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg.
• Je ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert de forumagenda’s na vaststelling door het presidium.
• Je verzorgt later ook de publicatie van de raadsagenda.
• Je biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken.
• Je onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering.
• Je organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes, van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten.
• Je monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl.
• Je voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Eisen

• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning.
• Je bent uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week.
• Je bent aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek aanwezig in het gemeentehuis in Rijswijk, vanaf 9.00 uur, en op donderdag en vrijdag thuiswerken, vanaf 9.00 uur.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het tegelijkertijd schakelen met interne en externe stakeholders, duidelijk weergeven middels een referentieopdracht/voorbeeld in een aparte alinea van het cv.

Competenties

• Je bent servicegericht en helpt anderen vriendelijk en professioneel op weg.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en houdt overzicht.
• Je werkt zorgvuldig en handelt berichten tijdig af.
• Je bent zelfstandig en organiseert je werkzaamheden effectief.
• Je bent communicatief sterk en weet goed af te stemmen met verschillende betrokkenen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 31257

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.