Over de functie

ml. 0080878

Je gaat aan de slag in een veelzijdige rol waarin adviseren, organiseren en coördineren samenkomen. Je ondersteunt het management bij bestuurlijke en organisatorische vraagstukken, bewaakt de voortgang van belangrijke dossiers en zorgt voor verbinding tussen strategie en uitvoering. Daarmee lever je een zichtbare bijdrage aan een betrouwbare en toekomstbestendige dienstverlening. Je werkt in een complexe en dynamische omgeving waarin je schakelt tussen inhoud, proces en samenwerking. Met jouw overzicht, organisatiesensitiviteit en zelfstandigheid zorg je dat processen georganiseerd en beheerst blijven verlopen.

Wat ga je doen

• Als secretaris van het afdelings-MT bereid je MT- en ketenoverleggen voor. In overleg met het management stel je de agenda op, bewaak je de kwaliteit en tijdigheid van de stukken, nodig je deelnemers uit en zorg je voor de registratie en opvolging van acties en besluiten.
• Je bent een kritische sparringpartner voor jouw afdelingsmanager en voorziet hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies.
• Je bewaakt de planning, voortgang, acties en besluiten van het MT en de keten. Daarbij zorg je voor goede verslaglegging en een tijdige en correcte opvolging van afspraken.
• Je vervult naast de rol van MT-secretaris ook de rol van (keten)secretaris van de overleggen waarvoor de afdelingsmanager vanuit zijn of haar rol als ketenmanager verantwoordelijk is.
• Je bent rolbewust en weet collega’s te activeren en motiveren om eigenaarschap te nemen en zelfstandig zaken op te pakken.
• Je zoekt op verzoek of eigen initiatief vraagstukken uit en brengt hierover advies uit aan de afdelingsmanager en, waar nodig, aan teamleiders.
• Je bereidt werkbezoeken en heidagen voor en stemt het programma en de inhoud af met het MT en/of de afdelingsmanager.
• Je coördineert waar nodig uiteenlopende trajecten, zoals de opvolging van de MTO-aanpak en DPIA-vraagstukken.
• Je zet besluiten en actiepunten uit en draagt zorg voor de verzending van stukken richting onder andere managers, de OR, de wethouder en het college.
• Je bent voor jouw afdeling de spil in processen rondom belangrijke piekmomenten, zoals de voorjaarsretraite, de voorjaarsnota en de begrotingsbehandeling binnen jouw portefeuille(s).
• Je ondersteunt en adviseert de 3 afdelingsmanagers op directie brede portefeuilles en complexe vraagstukken voor de afdeling, de keten of overstijgend.
• Je kunt adviseren, organiseren en coördineren van: Keten bijeenkomsten, financiële voortgangsrapportages of HR-vraagstukken zoals aanpak op MTO, Verzuim.
• Je hebt een aanjaagrol naar het lijnmanagement op bestuurlijke thema’s en pilots.
• Je kunt op inhoud en proces adviseren en hebt een coördinerende rol in de afstemming met onder andere het MT en/of de Keten.
• Je houdt je bezig met de kwalitatieve borging van kritieke processen zoals financiën, advisering over en vertaling van bestuurlijke ontwikkelingen naar de uitvoering en afstemming met tal van (externe) partijen.

Over jou

• Je bent een proactieve en toegankelijke professional die gemakkelijk schakelt binnen een complexe en dynamische omgeving.
• Dankzij jouw organisatiesensitiviteit begrijp je politieke en bestuurlijke verhoudingen en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan.
• Je bent een natuurlijke verbinder die collega’s weet te enthousiasmeren, mee te nemen en in beweging te krijgen.
• Je neemt initiatief, pakt nieuwe vraagstukken met nieuwsgierigheid en energie op en voelt je verantwoordelijk voor het realiseren van resultaten.
• Daarbij werk je zelfstandig, stel je de juiste prioriteiten en weet je hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden.
• Je brengt structuur aan, bewaakt voortgang en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt.
• Juist in een omgeving met veel dynamiek en verschillende belangen ben jij degene die rust brengt en ervoor zorgt dat zaken georganiseerd en beheerst blijven verlopen.

Eisen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt werkervaring als Ketensecretaris bij een gemeente, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je beschikt over werkervaring met PowerPoint, MS Teams en het maken van draaitabellen in Excel.

Wensen

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met de coördinatie van werkzaamheden voor verschillende stakeholders;
• Je hebt werkervaring met bewaken van planningen, voortgang, acties en besluiten van zowel MT’s als de keten, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. 0080878

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.