Over de functie

ml 0081948

In deze functie ben je de organisatorische motor achter het programma Sociale Basis. Je beheert complexe agenda’s, bereidt belangrijke overleggen voor en houdt contact met collega’s en externe partners. Dankzij jouw gevoel voor planning, prioriteiten en samenwerking verloopt het programma gestructureerd en voorspelbaar. Je werkt dicht op de programmamanager en speelt een centrale rol binnen het programmateam. Je zorgt voor ordening, transparantie, rust en overzicht van het programma.

Wat ga je doen

• Je bent samen met de programmamanager aan het werk om de betrokken collega’s en externe partners te informeren en te organiseren dat zij in vergaderingen en bijeenkomsten met elkaar in gesprek blijven.
• Je zorgt voor ordening, transparantie, rust en overzicht van het programma.
• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de programmamanager.
• Je plant ook de grotere afspraken voor de 5 projectleiders en de programmateamoverleggen.
• Je onderhoudt contact met externe partners over bijeenkomsten en afspraken voor het programma.
• Je bereidt samen met de programmamanager de stuurgroep vergadering voor.
• Je verzamelt stukken.
• Je maakt de agenda op.
• Je zorgt voor een goede verzending aan alle leden.

Over jou

• Je weet hoe de dynamiek van een programmaorganisatie werkt.
• Je houdt het hoofd koel.
• Je vindt het leuk om zowel het agendabeheer als allerlei organisatorische taken voor de programmamanager op te pakken.
• Je bent in staat om overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en processen soepel te laten verlopen.
• Dankzij je organisatorische vaardigheden zorg je ervoor dat acties worden opgevolgd en dat afspraken worden nagekomen.
• Je ondersteunt de programmamanager actief en signaleert wat nodig is om het programma effectief te laten functioneren.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende betrokkenen en vervult een verbindende rol binnen het programmateam.
• Projectleiders weten je te vinden voor afstemming, ondersteuning en praktische vraagstukken.
• Je bent proactief in het oppakken van nieuwe werkzaamheden, maakt je snel wegwijs in onbekende onderwerpen en neemt verantwoordelijkheid voor de uitvoering.
• Daarbij combineer je structuur met een praktische aanpak: je brengt overzicht aan waar nodig en bewaakt de voortgang van lopende werkzaamheden.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
• Je bent toegankelijk voor collega’s, weet relaties op te bouwen en beweegt je gemakkelijk binnen een dynamische werkomgeving.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo4-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als Office Manager of in een vergelijkbare functie;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als projectmedewerker in een programma/project team;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in een grote gemeente van meer dan 250.000 inwoners opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met Microsoft Office.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met Oracle;

Wensen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt een opleiding afgerond in de sociale sector of event management;
• Je hebt werkervaring met het plannen en organiseren van bijeenkomsten;
• Je hebt werkervaring met het schrijven van verslagen;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van informatiestroom, zoals bijvoorbeeld het inrichten van Sharepoint en Teams kanalen;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met Oracle inkoopprocessen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml 0081948

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.