Over de functie

ml. T230884

Je gaat aan de slag in een tijdelijke opdracht waarin je verantwoordelijk bent voor het volledige beheer van de ESF-subsidieadministratie. Je zorgt ervoor dat subsidieaanvraag correct wordt uitgevoerd, de projectadministratie op orde is en ondersteunt bij de einddeclaraties zodat deze tijdig, juist en volledig wordt verantwoord. Je werkt nauwkeurig en proactief en pakt de werkzaamheden volledig zelfstandig op. Daarbij deel je de 20 uur per week flexibel in over de werkweek. Je levert concrete resultaten op binnen subsidiebeheer, administratie, rapportage en afstemming met interne stakeholders.

Wat ga je doen

• Je verwerkt weekstaten.
• Je ziet toe op juiste invulling van de weekstaten.
• Je bewaakt tijdige verwerking weekstaten in de administratie.
• Je verzamelt, controleert en archiveert bewijsstukken en deelnemersadministraties.
• Je stelt voortgangsrapportages op.
• Je stemt de bevindingen af met control.
• Je hebt contact met de verschillende afdelingen.
• Je dient subsidieaanvragen tijdig en volledig in.
• Je signaleert en beheerst subsidierisico’s vroegtijdig.
• Je rondt controles en audits zonder noemenswaardige bevindingen af.
• Je stelt einddeclaraties correct en tijdig vast.
• Je dient 100% van de subsidieaanvragen volledig en uiterlijk vóór de gestelde indieningsdeadline in.
• Je verwerkt 100% van de ontvangen weekstaten binnen 5 werkdagen na ontvangst in de administratie.
• Je zorgt dat minimaal 95% van de weekstaten volledig en correct ingevuld wordt aangeleverd; afwijkingen koppel je binnen 3 werkdagen terug aan de verantwoordelijke afdeling.
• Je monitort wekelijks dat alle weekstaten vóór de interne deadline zijn verwerkt, met een nalevingspercentage van minimaal 98%.
• Je verzamelt, controleert en archiveert 100% van de vereiste bewijsstukken en deelnemersdossiers digitaal conform ESF-richtlijnen.
• Je stelt maandelijks een voortgangsrapportage op en verstrekt deze aan management en control.
• Je bespreekt bevindingen uit controles binnen 10 werkdagen en volgt deze waar nodig op met corrigerende maatregelen.
• Je stemt minimaal eens per maand af met betrokken afdelingen over de voortgang, naleving en eventuele knelpunten binnen subsidieprojecten.
• Je zorgt dat alle projectdossiers gedurende de gehele projectperiode voldoen aan de geldende ESF-richtlijnen en subsidievoorwaarden.
• Je inventariseert subsidierisico’s minimaal elk kwartaal en voorziet geregistreerde risico’s binnen 20 werkdagen van beheersmaatregelen.
• Je rondt minimaal 95% van de controles en audits af zonder materiële bevindingen of financiële correcties.
• Je stelt 100% van de einddeclaraties correct vast en dient deze uiterlijk binnen de geldende termijn in bij de subsidieverstrekker.

Over jou

• Je bent een nauwkeurige en proactieve administratief medewerker.
• Je bent verantwoordelijk voor het volledige beheer van de ESF-subsidieadministratie.
• Je werkt volledig zelfstandig.
• Je deelt de werkzaamheden flexibel in over de werkweek.

Eisen

• Je hebt HBO werk-en denkniveau
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het verzamelen en beoordelen van bewijsstukken.
• Je hebt kennis van projectadministratie, financiële processen en subsidieverantwoording.
• Je hebt sterke analytische vaardigheden, bent assertief, accuraat en hebt oog voor detail, blijkt uit je CV.
• Je hebt het vermogen om verschillende stakeholders te adviseren.
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Wensen

• Je hebt ervaring bij ESF projecten of soort gelijke subsidie projecten.

Competenties

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden.
• Je bent zelfstandig, gestructureerd en doel/ resultaatgericht.
• Je bent nauwkeurig.
• Je bent proactief.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. T230884

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.