Over de functie

Jij houdt het team draaiende Waar de adviseurs en projectleiders van Vintis zich richten op het verduurzamen van gebouwen, zorg jij ervoor dat de organisatie erachter soepel blijft functioneren. Jij bent het vaste aanspreekpunt voor alles wat met kantoororganisatie, administratie, planning en communicatie te maken heeft. Dankzij jouw structuur, overzicht en proactieve houding kunnen collega's zich volledig richten op hun projecten — en blijft het kantoor een plek waar iedereen prettig werkt.

Jouw rol binnen Vintis Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van het bedrijf. Je ondersteunt de directie en het team bij uiteenlopende werkzaamheden: administratief, secretarieel, projectmatig en facilitair. Je werkt zelfstandig, schakelt makkelijk met collega's en zorgt dat processen helder, efficiënt en goed georganiseerd blijven.

Wat je gaat doen

• Je ondersteunt de directie en collega's in dagelijkse organisatorische en secretariële taken.
• Je beheert en structureert administratie, offertes en aanbestedingen (o.a. in Simplicate).
• Je bewaakt deadlines en zorgt dat projecten administratief volledig en actueel zijn.
• Je controleert contracten, presentaties en projectdocumentatie.
• Je onderhoudt contact met opdrachtgevers, leveranciers en partners.
• Je helpt bij HR‑taken zoals onboarding, personeelsadministratie en interne communicatie.

Hiernaast zorg je voor een representatieve werkomgeving en ontvangt gasten op een gastvrije manier.

Wat breng jij als Office Manager

• Een mbo‑opleiding met hbo‑werk‑ en denkniveau, bij voorkeur richting Office Management, Administratie of HRM.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
• Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Ervaring met Simplicate of vergelijkbare CRM-/projectsoftware.

Hiernaast vinden wij het belangrijk dat je:

• gestructureerd, nauwkeurig werkt. en overzicht houdt.
• helder communiceert, snel schakelt en digitaal vaardig bent.
• 24 uur per week beschikbaar bent in Zoetermeer.

Wat bieden wij vanuit Galjema Rotterdam B.V.

• Een zelfstandige functie waarin je je eigen domein beheert en ruimte hebt om initiatieven te nemen.
• Een hecht team dat waarde hecht aan samenwerking, plezier en een goede werksfeer.
• Mogelijkheden om processen te verbeteren en je vakkennis te verdiepen.
• Een organisatie die werkt aan duurzame, gezonde en toekomstbestendige gebouwen — jouw werk draagt daar direct aan bij.
• Marktconform salaris tussen € 2.900 – € 4.500 o.b.v. fulltime en afhankelijk van ervaring.
• 31 vakantiedagen (fulltime).
• Reiskostenvergoeding en netto onkostenvergoeding.
• Winstuitkering bij een vast dienstverband.

Over het bedrijf

Galjema Detachering geeft om mensen en dat komt tot uiting in persoonlijke aandacht. Dit heeft onze hoogste prioriteit. Wij staan voor eerlijkheid en kwaliteit in onze manier van bemiddelen. Bemiddelen is in onze optiek meer dan werkgever en werknemer bij elkaar brengen. Wij bemiddelen dan ook niet alleen op basis van vacatures en kandidatenprofielen. Een passende bedrijfscultuur speelt een even grote rol. Ook daar letten wij op bij werving en selectie van kandidaten. Daarin schuilt onze kracht, want alleen zo kunnen onze consultants een match maken die leidt tot tevredenheid bij zowel de opdrachtgever als de kandidaat. Onze consultants hebben minimaal 10 jaar ervaring in de bemiddeling van MBO, HBO en WO geschoold technisch en administratief personeel en weten heel goed hoe de arbeidsmarkt in elkaar steekt. Dit is belangrijk, want het gaat namelijk om jouw toekomst! Wanneer je bij ons op kennismakingsgesprek komt, dan nemen wij ruim de tijd voor je. Aandacht voor jou is voor ons de hoogste prioriteit. Wij streven ernaar om jou aan een interessante en uitdagende baan te helpen, zodat het niet meer voelt als werken.... En wanneer je deze baan via ons hebt gevonden, dan zijn wij blij dat we er weer een collega bij hebben. Wij houden regelmatig contact met onze collega's zodat een ieder zich gauw thuis voelt bij Galjema Detachering. En heb je ons ergens voor nodig? Wij zijn maar één telefoontje van jou verwijderd, tijdens en na werktijd!