Over de functie

mag. 260929-HKO-006

Je gaat aan de slag als Clustercoördinator binnen het cluster Baggeren & Bergingen van Programma’s, Projecten en Onderhoud van Rijkswaterstaat. In deze rol ben je de centrale spil binnen een complexe projectomgeving en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij organisatie, coördinatie en besluitvorming. Je brengt structuur, overzicht en continuïteit aan in informatiestromen, acties en werkprocessen. Daarbij zorg je dat overleggen goed voorbereid zijn, documenten op orde zijn en het managementteam tijdig beschikt over de juiste informatie. Je levert zo een belangrijke bijdrage aan een professionele en efficiënte samenwerking binnen het cluster.

Wat ga je doen

• Je organiseert, plant en coördineert overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops.
• Je beheert agenda’s en ondersteunt bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager.
• Je bereidt vergaderingen voor, verzamelt input en stelt agenda’s op.
• Je stelt vergaderstukken op, verspreidt deze en beheert ze zorgvuldig.
• Je notuleert complexe overleggen en werkt heldere verslagen uit.
• Je stelt actie- en besluitenlijsten op en beheert deze.
• Je bewaakt acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken en volgt openstaande punten actief op.
• Je ondersteunt bestuurlijke en projectmatige besluitvorming.
• Je stelt memo’s, nota’s, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties op, redigeert deze en coördineert de totstandkoming ervan.
• Je beheert, structureert en houdt documenten en informatiestromen toegankelijk.
• Je ondersteunt bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie.
• Je onderhoudt overzichten, registraties en clusterdossiers.
• Je ziet toe op de beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie.
• Je organiseert clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten.
• Je signaleert verbeterkansen in werkprocessen en draagt bij aan de implementatie daarvan.
• Je levert een bijdrage aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief.
• Je werkt met systemen en informatieomgevingen zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP.
• Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken.

Over jou

• Je bent zelfstandig, proactief en verbindend.
• Je brengt structuur, overzicht en rust in een dynamische omgeving waar veel tegelijk gebeurt.
• Je schakelt snel tussen uiteenlopende werkzaamheden, belangen en stakeholders.
• Je beschikt over organisatietalent en bestuurlijke sensitiviteit.
• Je werkt graag samen in een multidisciplinair team en ondersteunt collega’s bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken.
• Je wilt voor langere tijd onderdeel uitmaken van het cluster en een stabiele factor zijn binnen de organisatie.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of in een vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
• Je beschikt over aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
• Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
• Je beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en je hebt aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
• Je bent beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.

Wensen

• Je beschikt over ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.
• Je hebt ervaring met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen, waarbij de complexiteit van de omgeving, het niveau van de overlegstructuren, je zelfstandigheid, de kwaliteit van verslaglegging en de bewaking van acties en besluiten aantoonbaar zijn.
• Je hebt ervaring met het opstellen, redigeren en coördineren van nota’s, memo’s, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken, met duidelijke voorbeelden van kwaliteit, documentcomplexiteit, zelfstandigheid en bestuurlijke context.
• Je toont met concrete voorbeelden aan dat je zelfstandig regie hebt gevoerd op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving.

Competenties

• Je bent sterk in plannen en organiseren.
• Je toont proactiviteit.
• Je werkt accuraat.
• Je werkt goed samen.
• Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit.
• Je beschikt over organisatiesensitiviteit.
• Je communiceert schriftelijk sterk.
• Je communiceert mondeling helder.
• Je bent flexibel.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag. 260929-HKO-006

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.