Over de functie

ft 33026

Als domeinsecretaresse binnen Domein Samenleving ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers in een brede, dynamische werkomgeving. Je zorgt ervoor dat agenda’s, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden opgepakt. Daarbij schakel je snel tussen uiteenlopende vragen, spoedverzoeken en vaste werkzaamheden. Je werkt nauw samen met collega-secretaresses en draagt bij aan een goed georganiseerd secretariaat. In deze rol ben je een belangrijke schakel die overzicht houdt, prioriteiten stelt en verbindt.

Wat ga je doen

• Je beheert en prioriteert agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.
• Je bereidt overleggen en bijeenkomsten voor en organiseert deze praktisch en zorgvuldig.
• Je stelt agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken op en verspreidt deze.
• Je notuleert overleggen en bewaakt acties, afspraken en termijnen.
• Je bereidt portefeuillehoudersoverleggen procesmatig voor en ondersteunt deze, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs.
• Je verwerkt en coördineert correspondentie en bestuurlijke stukken.
• Je ondersteunt bij de afhandeling en coördinatie van klachten.
• Je ondersteunt administratieve processen en bewaakt de gezamenlijke mailbox.
• Je pakt reguliere en spoedeisende verzoeken tijdig op of zet deze uit.
• Je onderhoudt contact met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.

Eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams.
• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.
• Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.

Wensen

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij je zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte.

Competenties

• Je kunt goed plannen en organiseren en bewaakt afspraken, acties en deadlines zorgvuldig.
• Je stelt prioriteiten en schakelt snel wanneer er spoedverzoeken binnenkomen.
• Je werkt zelfstandig, toont initiatief en denkt vooruit.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig en zorgt voor een correcte verwerking van gegevens en stukken.
• Je communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met verschillende gesprekspartners.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 33026

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.