Over de functie

Je nieuwe baan

Rust, overzicht en regie. Jij weet wat er nodig is, nog voordat iemand het vraagt. Als directiesecretaresse bij STL in Gouda ben je de rechterhand van directeur-bestuurder Annette de Groot.

Een gewone dinsdag: haar agenda zit vol, voor het MT van donderdag ontbreken nog twee stukken en een vakbondsbestuurder wil haar deze week nog spreken. Je ziet meteen wat kan schuiven, wie je even belt en wat echt bij haar moet liggen.

Naast Annette staan twee mensen. De directiesecretaris neemt inhoudelijke dossiers van haar over. Jij houdt de regie over alles waardoor haar werkweek loopt: agenda, overleggen, verslagen en contacten. Zie je een slimmere planning of aanpak? Dan leg je die voor.

· Je beheert haar agenda en mailbox. Wat je zelf kunt afhandelen, handel je af. Je bewaakt ook dat ze tijd overhoudt om stukken te lezen
· Het MT vergadert om de week, en jij voert de regie op de agenda. Wat moet erop, waarom, en hoeveel tijd is ervoor nodig? Ontbreekt er een stuk, dan ga je erachteraan
· Je notuleert zo'n dertig vergaderingen per jaar, vooral van het MT en de Raad van Toezicht. Daarna zorg je dat acties en besluiten worden opgevolgd
· Voor de Raad van Toezicht verstuur je agenda's en stukken, en onderhoud je het contact met de voorzitter en de leden
· Voor MT-leden en afdelingen ben je het aanspreekpunt. Je merkt wat er speelt, en je zegt het als Annette ergens even langs moet

Is er ruimte, dan pak je ook eigen projecten op. Je voorgangster zat bijvoorbeeld in de projectgroep voor de verbouwing van het pand.

Over het bedrijf

Zonder chauffeurs en logistiek medewerkers staat Nederland letterlijk stil. STL zorgt dat de transport- en logistieksector goede mensen heeft en houdt. Werkgevers- en werknemersorganisaties zitten hier samen aan tafel. Daardoor kost een besluit soms wat meer tijd. Wie daar rust in vindt, krijgt er een warme, informele organisatie voor terug, met veel vertrouwen.
Je werkt in een secretariaat van drie, waarin jullie elkaar vervangen en met één handboek werken. Je bent de meest senior van het team, zonder leidinggevende rol. Daarnaast werk je nauw samen met de directiesecretaris.

Wat we jou bieden

· Salaris in schaal 8: € 3.365,00 tot € 4.766,00 bruto per maand bij 40 uur. Met je Individueel Keuzebudget erbij is dat tot ongeveer € 5.470,00
· 32 tot 40 uur per week, in overleg met jou. Ongeveer 3 dagen werk je op kantoor aan de Kampenringweg 43 in Gouda, en in elk geval op donderdag, als het MT vergadert
· Individueel Keuzebudget met 8% vakantiegeld, 6,85% eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof (9 extra dagen bij fulltime). Plus een reiskosten- of thuiswerkvergoeding
· Opleidingsbudget en de STL Academie
· Goede overdracht: je voorgangster werkt je zelf in

Wat we van jou verwachten

· Ervaring als directiesecretaresse, executive assistant of managementassistent op directieniveau. Je hebt eerder gewerkt met een bestuur of Raad van Toezicht
· Zelfstandige denker op hbo-niveau. Je zoekt dingen zelf uit en vindt dat ook leuk
· Stevig genoeg om weerwoord te geven, ook aan je directeur
· Gevoel voor verhoudingen. Je weet wat je wel en niet zegt, en wanneer je beter even belt dan mailt
· Humor. Een grap op het juiste moment haalt de spanning uit een zwaar overleg
· Kom je uit het bedrijfsleven, bijvoorbeeld bij een bank? Dan breng je een zakelijkheid mee die hier goed van pas komt

Jouw keuze

Klinkt die dinsdag als jouw soort dinsdag? Stuur je cv en een paar zinnen over waarom deze rol bij je past. Je voert twee gesprekken, onder meer met Annette, en vult een Management Drives-vragenlijst in. Het liefst begin je in januari.

Heb je eerst vragen? Wendy Bezemer van Fygi vertelt je er graag meer over: 06 29 32 171 12 / wendy.bezemer@fygi.nl